Työskentely hallinnossa
Mitä henkilö- ja palkkahallinnan työ pitää sisällään?
Minulle työ tarkoittaa sekä henkilöstövastuuta että yrityksen palkanlaskennan hoitamista. Henkilöstövastuuseen kuuluu poissaolojen hallinta, sairaustapausten käsittely ja lääkärintodistusten raportointi Ruotsin sosiaalivakuutusvirastolle (Försäkringskassan). Laadin myös kuntoutussuunnitelmia pitkään sairauslomalla oleville henkilöille. Merkittävä osa työtä on myös työsuhteiden aloitus- ja päättämisprosessien hallinta ja kaikki siihen liittyvät tehtävät – esimerkiksi työpuhelimien tilaaminen uusille työntekijöille tai tietojen syöttäminen eri järjestelmiin. Työssä tarvitaan myös osaamista työehtosopimuksista ja irtisanomisiin ja lomautuksiin liittyvistä säädöksistä.
Miltä tyypillinen työpäiväsi näyttää?
Se vaihtelee paljon riippuen kuukauden ajankohdasta. Kun on palkanmaksun aika, keskityn siihen täysillä, syötän tietoja ja tarkistan tuntikirjauksia. Palkanlaskenta vie kuukaudesta riippuen noin 1–1,5 viikkoa. Muina päivinä suuri osa työstä on sähköpostin ja puhelujen seuraamista, jotta voin vastata työntekijöillemme ja rekisteröidä poissaoloja. Vastaan sekä henkilökohtaisiin että yleisiin kysymyksiin. Henkilökohtainen kysymys voi koskea esimerkiksi palkkatodistusta tai työtodistusta sosiaalivakuutusvirastoa varten. Yksikään päivä ei ole samanlainen ja juuri se tekee työstäni niin mielekästä!
Mitä pidät työssä palkitsevimpana?
Koen tekeväni tärkeää työtä ja voivani auttaa monella eri tavalla. On palkitsevaa tavata monia erilaisia ihmisiä, kuten maalareita, asiakkaita ja toimistohenkilöstöä. Vaikka pääasiallinen tehtäväni on palkkahallinto, voin silti kehittyä hyödyntämällä monipuolisesti erilaisia taitoja. Pidän myös työrytmin vaihtelusta: palkanmaksujaksojen aikaan on kiireisempää ja sen jälkeen työ rauhoittuu ja voin keskittyä muihin tehtäviin. Lisäksi on todella antoisaa työskennellä alalla, jossa meillä on hyvä työilmapiiri ja mukava tunnelma.
Miten löysit henkilöstö- ja palkkahallinnan ammatin?
En oikeastaan itse löytänyt tätä työtä vaan työ löysi minut! Olin juuri valmistunut talousopinnoistani pandemian aikana, enkä ollut saanut harjoittelupaikkaa. En ollut varma, mitä halusin tehdä. Palasin hetkeksi vanhaan ravintola-alan työhöni, kun sain toimitusjohtajaltamme puhelun, jossa minulle tarjottiin nykyistä tehtävääni. En ole katunut päätöstä hetkeäkään!
Kenelle suosittelisit ammattia?
Sellaiselle, joka haluaa tehdä hallinnollista työtä mutta on myös luonteva ihmisten kanssa. On tärkeää osata ymmärtää erilaisia ihmisiä yrityksen sisällä. Työssä ollaan usein sillanrakentajana työnantajan ja työntekijän välillä, joten on oltava valmis tarkastelemaan asioita molemmista näkökulmista. Tässä roolissa täytyy pystyä vaihtamaan nopeasti tehtävästä toiseen ja ennen kaikkea osata suunnitella oma aikataulunsa, kun yllättäviä tilanteita tulee eteen, ne vaativat täyden huomion!